E-Postaların okunmasını nasıl sağlarız ?

Yazılarımızı daktilo ile yazıp, posta veya faks yolu ile gönderdiğimiz günlerde, hazırladığımız yazıların en az bir kez üzerinden geçme alışkanlığımız vardı Bu alışkanlığın temel nedeni, daktiloların, bilgisayarlar gibi yazılım hatalarını düzeltme imkanı olmamasından kaynaklanıyordu.

Bu alışkanlığımızın en önemli avantajlarından biri, yazdığımız yazının anlamını ve yapısını da gözden geçirme olanağı sağlaması idi. Ancak şimdi, bilgisayar programlarının yazılım hatalarını düzeltmesi, yazdığımız yazıların üzerinden geçmemize gerek bırakmaması, çoğumuzu bu alışkanlıktan uzaklaştırdı, özellikle de e-postaları hemen yazıp gönderme eğilimine yol açtı.

İletişimin, özelliklede iş ile ilgili iletişimin büyük bir çoğunluğunu e-posta ile yapıyoruz, ama gönderdiğimiz kişi veya kişilerin bunları okuması ve ciddiye alması için neler yapmamız gerektiğini düşünmeye bile vakit bulamıyoruz.

“İnsanlar ilk taslağın en önemli iş olduğunu ve düzeltmenin daha sonra yapılması gereken bir temizlik olduğunu düşünürler. Aslında ilk taslak, bir ziyafet için masa, iskemleler ve bardakların hazırlanmasıdır.Düzeltme işlemi, ziyafetten sonra ortalığın toplanması değil, ziyafetin ta kendisidir” alıntısı ile başlayan Davıd Silverman’nın yazısını okuyunca ilgimi çekti.

Silverman, bir e-postanın gözden geçirilerek düzeltme (revize etme) sayısının, e-postanın kaç kişiye gönderileceği ile ilintili olduğunu ve kendi deneyimlerinden çıkarttığı sonuç;

1-5 alıcıya giden e-postaların 2-4 kez,

5-10 alıcıya giden e-postaların 8-12 kez,

Tüm şirket çalışanlarına veya yönetim kuruluna giden yazıların ise 30-50- kez revize edilmesi gerektiğidir.

Kişisel olarak bunlar bana oldukça abartılı geldi, bir e-postanın 30-50 kez revize edilmesi, muhtelemen bir yöneticinin veya profesyönelin ayıramayacağı bir vakit gerektirecektir.

Ancak Silverman’nın bir e-postayı revize ederken gözönüne almamız gereken kurallar listesi oldukça mantıklı ve bunları şöyle özetleyebiliriz.

1- Tekrarlamaları silin: Eğer kendinizi sürekli tekrarlıyorsanız okuyucu sıkılacak ve okumayı bırakarak sadece hızlı bir şekilde e-postayı gözden geçirecektir.

2- Sıfat ve zarf yerine sayı ve özellik kullanın: ” Proje, temel işler konusunda oldukça geri kaldı” yerine, “ Müşterimiz A’ ya gönderilecek hamburger ekmeği projesi 3 hafta gecikmede” demek daha açıklayıcı olacaktır.

3- Güçlü noktalar üzerine yoğunlaşın: Hamburger ekmeklerini teslim etmekte gecikmeniz bizi utandıraağından mı, çocukların öğlen yemeği yiyemeyeceğinden mi, yoksa milyonlarca lira zarar edeceğinizden mi önemlidir? Belkide üçüde doğrudur, okuyucu veya e-postanın kime gönderildiğine bağlı olarak, bunlardan biri ekmeklerin yola çıkmasını sağlayacaktır.

4- Eksikleri tamamlayın: E-post alıcınız, göndermekte geciktiğiniz hamburger ekmeklerinin firmaya $ 37 getireceğini biliyormu? Emin değilseniz muhakkak hatırlatın.

5- Konuyla direk ilişkisi olmayan şeyleri silin: En iyi e-posta tek bir konuyu net ve açık birşekilde anlatandır. Tek bir konuda gönderilen e-posta, alıcının da konuları takipetmesini ve postaları klasifiye etmesi açısından yararlıdır.

6- Kelime oyunlarını bulun ve kaldırın: “ Güzel günlerdi”, “ kötü günlerdi” gibi yaklaşımlar Charles Dickens için uygundur ama bir raporda kullanılmamalıdır.

7- En çok hoşunuza giden kısımları kontrol edin ve gerekiyorsa silin: Yazıda etkileyici, çok zekice, harika bir nokta var mı? Eğer batıcı bir şekilde ortaya çıkıyorsa muhtemelen sonradan utanacağını hoşunuza gitmeyecek birşey olabilir ve bunu yöneticinizin posta kutusunda olmasından rahatsız olabilirsiniz.

8- Duygusal yazılmış şeyleri silin: Bu cümle hamburger ekmekleri konusunda baştan beri kimin haklı olduğunu söylüyormu ? Evet ? Silin ozaman.

9- Kısaltın: Unutmayın, e-posta alıcınız postalarını BlackBery veya Iphon’dan takibediyor olabilir. Masa üstü bilgisayarımızda görülen bir yazı, ortalama 40 kelime gösteren bir ekranda çok rahatsız edici olabilir.

10- Bir gün bekleyin: En önemli ve acil görülen şeyler, zaman ile aciliyetini ve önemini yitirebilir ve hatta gereksiz olabilir.

E-posta yazarken Silverman’ ın önerilerini hatırlamakta yarar var.

_________________________________
Bu yazıyı beğendinizse aşağıdaki SHARE ON FACEBOOK veya TWEET THIS e basarak paylaşmanız benim çok işime yarayacaktır.

Teşekkür ederim.

Comments

Leave a Reply




Follow on Feedly
%d bloggers like this: