VİZYON ve MİSYON’u anlamak neden bu kadar zor ?

Uzun zamandır vizyon ve misyonu, aralarındaki farkları anlatmaya çalışıyorum. Bunun temel nedeni, büyük diyebileceğimiz birçok kuruluşta dahi baştan beri anlaşılmamış olduğunu sürekli gözlemlemem.

Neredeyse baktığım tüm kurum vizyon ve misyonlarında sıralama dahi yanlış, genelde önce misyonu ve ona bağlı (ki olmaması gereken) bir vizyonu anlatıyorlar.

Misyonu belirleyen vizyondur, tersi değil, bu nedenden dolayı önce vizyonun ardından da, vizyona gittiğimiz yolda bu gün ne yapmakta olduğumuzu gösteren misyonun gösterilmesi gerekir.

Alice : Buradan gitmek için bana hangi yolu izlemem gerektiğini söyler misin?
Cheshire Kedisi :
Nereye gitmek istediğine bağlı bu.
Alice : Neresi olduğunun önemi yok!
Cheshire Kedisi :
O zaman hangi yol olduğunun da bir önemi yok.
Alice : Sonunda herhangi bir yere varsın da.
Cheshire Kedisi :
Elbette varacaksın. Eğer yeterince uzun yürürsen.

Dün gittiğim İdealtepe Göz Nuru Vakfı’nda, aşağıda gördüğünüz misyon ve vizyon” duvarda asılı. Tanımlamalardan yola çıktığımızda dahi yanlış, en azından başlıkların yeri değişse bile daha anlamlı olacak.

 goz

Sanırım bunun nedeni öncelikle vizyon ve misyonun kurum için olan önemini anlamamak, ondan sonrada bu kavramları anlamamakta yatıyor.

Muhtemelen kurumun başında birisi, “yahu bunlar herkeste var bizde de olması gerek” zihniyeti yola çıkıyor, kavramların kendisini ve önemini anlamadığı için de başka birilerine bizim vizyonumuzu ve misyonumuzu yazın diye buyuruyor, bu aynı şekilde 2-3 kademe daha yürüyor. Sonunda birileri bir şeyler yapıyor ve bu da yalan yanlış kullanılmaya başlıyor.

Alın aşağıda bir örnek daha, OYAK’ın web sitesinden alınmıştır.

oyak

Paydaşları öne çıkartan yaklaşımın bu kadar keskin olduğunu ilk kez görüyorum.

Emir kumanda zinciri içerisinde davranan bir kurumun yapısı ancak bu kadar ortaya çıkartılabilir sanırım.

Bu yazının yorumlarına, Türkiye’de rastladığınız en güzel ve amaçlarına uygun yazılmış vizyon ve misyonları gönderenlerden seçeceğim 5 kişiye “Girişimciler İçin Kolay ve Hızlı İş Planı Hazırlama” adlı kitabımı hediye edeceğim.

İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNÜN TEFTİŞİ, PARDON SAYGISIZLIĞI !!

Bugün yıllık göz muayenemizi yaptırmak için karı koca İdealtepe Göz Nuru Koruma Vakfı’na gittik. Aslında hiç de kötü bir yer olmamasına karşılık daha aşağıda yazacağım bazı rutin aksaklıkların -ki bunlar kamu veya özel tüm sağlık kuruluşlarına hakim- dışında bir de rutin olmayan aksaklıkla karşılaştık.

Normal bir şekilde sıramızda beklerken bir hareket oldu, gelen giden falan derken kattaki tüm doktorlar kayboldu. Bir süre sonra doktorlar bir grup insanla gözüktü, doktorumuz arada özür diledi ve “teftiş” var dedi.

İl Sağlık Müdürlüğü “teftiş” yapmaya gelmiş. Ne güzel değil mi ? Sağlıkla ilgili bir kuruluşun tabi ki sağlık açısından sürekli “teftiş” edilmesi gerekir.
Ancak bu teftişe doktorları da dahil ettikleri için yaklaşık 20-25 kişilik bir grup insan – müşteri – hasta, ne derseniz deyin 45 dakika kadar gecikmeli bir şekilde işlerimizi bitirebildik.

Ben bunu teftiş değil, terbiyesizlik veya insana saygısızlık olarak algılıyorum.

Neden derseniz, hiç bir kişi veya kuruluşun ki buna devlet de dahil, acil bir durum söz konusu olmadığı zaman, hiç bir insanın zamanını çalmaya hakkı olmadığını düşünüyorum. Sırada bekleyen, daha önceden randevu almış 25 kişiinin, ki muhtemelen bir çoğunun gün içerisinde başka işleri de var, 45 dakikasını çaldığınızda, 45×25= 1,125 dakika veya yaklaşık 19 saat eder. Bir de bu insanların olası işlerindeki aksamayı da düşünürseniz bu zincirleme reaksiyonun zaman maliyeti çok yüksek olacaktır.

Bunu Müdürlüğün yetkililerine söylediğimde aldığım cevap ise, “sizlerin iyiliği için” oldu.

Peki bu iş yapılırken :

Hastalara bakan doktorları meşgul etmek gerekir miydi ?
İdari görevliler ile teftiş yapılıp doktorlar ile olan sorunlar randevuların bitiminde halledilemez miydi ?

Tabiki yapılırdı,ama ancak işine ve insanlara saygısı olan kişiler tarafından.

Orada bekleyen insanlar hasta, sadece hasta değil aynı zamanda o binadaki hizmetin devamını sağlayan müşteriler, böyle bir yaklaşımı hiç bir şekilde hakketmez.

Aslında başta da söylediğim gibi nedense özel sağlık kuruluşlarında dahi nedense hasta = müşteri devlet kurumlarında olduğu gibi kul gibi algılanır. Bunu nedenini anlamak kolay, hastaların bu kurumlara mahkum oldukları kabul edilir ve bu sonuna kadar kişiye hissettirilir. Ben, özel sağlık kuruluşları ve doktor muayenehanelerinin % 80’ninde doktorların dışındaki (hepsi de değil tabi) insanın yüzüne bakarak konuşan, oradaki varlığınızı hissetiren personele rastlamadım diyebilirim.

Bunun yanı sıra hiç bir kuruluş veya muayenehanede verilen randevu saatine de sadık kalındığını görmedim.

Tabiki hasta, yani müşteri, bu kuruluşlara zaman içerisinde tepkisini gösterecektir. Çünkü, müşteri kraldır.

Sonuç olarak 13:25 de girdiğimiz binadan 15:35 de çıkabildik.

TOPLANTILAR NE KADAR GEREKLİ ?

Son zamanlarda danışmanlık yaptığım bazı şirketlerde yapılan toplantıların zaman zaman gereksiz, çoğu zaman da çok uzun sürdüğünü gözlemliyorum.

Temelde bazı toplantılara karşı olmamama karşılık iş yaşamında gördüğüm, toplantılardan çoğunun gereksiz ve çok uzun olduğunu düşünüyorum.

Öncelikle, bir çok toplantının kararı geciktirdiği düşüncesindeyim. Bir çok yöneti, zamanında 5 dakika fazla harcamak yerine bir toplantı yapmayı tercih etmektedir ki, bu da kararların ertelenmesi için bir araç haline dönüşmesine neden olur.

Toplantıların bir çoğunda gözlediğim konulardan biri de o toplantıya katılan kişilerin bazılarının orada olmasına gerek olmadığı, ama toplantıyı gerçekleştiren kişi genellikle ya ayıp olacağını düşündüğünden, yahut da konuyu derinlemesine düşünmediğinden gereksiz bazı kişileri de toplantıya davet eder.

Bazı yöneticiler ise karar verip sorumluluk almaktan korktukları için üst ve altlarının katılımı ile ortak karar vererek sorumluluğu dağıtmaya veya uzaklaştırmaya çalışıyorlar.

Bazı durumlarda ise, ki bu çok oluyor, toplantıya davet yapan kişinin açık ve net bir gündemi olmadığını görüyoruz.

Çoğu zaman iki kişinin ayaküstü bir araya gelerek karar verebileceği durumlarda bile çok kişinin katılımı ile uzun süren toplantılar düzenleniyor.

Aslında yapılan toplantıların şirkete olan maliyetine bile bakmıyoruz. Bu maliyetleri hesaplayıp yıl içerisinde ulaştığı rakamları görürsek çok şaşıracağımıza eminim.

Şöyle bir hesaplama yapabilirsiniz :

Şirketinizde yapılan toplantılara katılan kişilerin ortalama yıllık gelirini saat olarak çıkartın ve bu rakamı şirketinizde yapılan toplantıların ortalama süre ve katılımcı sayısı ile çarpın. Sonrada genel olarak haftada kaç toplantı yapıldığını düşünerek bu sayı ile çarpın ve sonucu 52 ile çarparak yıllık toplantı maliyetini görebilirsiniz.

Peki hem şirketin parasını hem de yöneticilerin zamanını çalan bu toplantıları azaltıp, sürelerini de kısaltma olanağımız var mı ?

Tabi var.

Öncelikle yapmamız gereken bir toplantı yapma ihtiyacı hissetiğimizde gerçekten sorunu toplantı yaparak mı, tek başımıza çözüp çözmeyeceğimizi bir kez daha düşünmekte yarar var. Eğer toplantı dışında başka seçenek olmadığına inanıyorsak o zaman da toplantıya katılması gerekenlerin kimler olduğunu tam olarak tesbitederek başka çalışanların vaktini ziyan etmemeyi prensip edinmeliyiz.

Yapılması gerekn toplantının amacını ve varmak isteiğimiz hedefleri net bir şekilde belirleyerek toplantıya çağırdığımız kişilere toplantı gündemini vaktinde göndererek toplantıya hazırlanmalarını sağlamalıyız.

Toplantı katılımcılarına gönderdiğimiz gündem, hem onların hazırlanmasına ve toplantının hazırlıklı başlanmasına olanak vereceği için hem de toplantı başında uzun bir girişe gerek bırakmayacağından toplantı süresi uzamayacaktır.

Toplantıda yapılan en önemli hatalardan biri de toplantı sonunda alınan kararlar veya konuşulan konularla ilgili bir not dağıtılmadığından, konuşulanların çok çabuk unutulmasıdır. Bunu önlemek için toplantı notlarının kısa ve özlü bir şekilde tutulması ve toplantıdan sonra en kısa sürede katılımcılara dağıtılmasıdır.

Her toplantıda değişik konulara girmeye ve/veya konuları uzatmaya eğilimli kişiler vardır nedense. Bunların önünü nazik ve kibar bir şekilde kesmek toplantı verimiliğini artıracaktır.

Toplantının odaklandığı gündemden çıkmasına olanak vermeden ve katılımcılara hazırlıklı gelmelerini sağlamadan, sonuca hızla ulaşan kısa süreli ve verimli bir toplantı yapmak nerede ise olanaksızdır.

Tüm bunları gözününe alarak yapacağınız gerekli toplantılar hem verimli olacak hem de uzun süreler alarak vakit kaybı yaratmayacaktır.

Follow on Feedly