26 Zaman yönetimi taktiği, keşke 20 yaşında iken bilseydim.

26 Zaman yönetimi taktiği, keşke 20 yaşında iken bilseydim. from Tufan Karaca

Tercüme edip kullanmama izin veren Etienne Garbugli‘ye teşekkürlerimle.

İŞYERİNİZDEKİ MAYMUNLARLA NASIL BAŞ EDERSİNİZ?

Ben hayvanat bahçesinde çalışmıyorum, bana ne maymunlardan diyebilirsiniz ama inanın W.Oncken ve S.Covey’in kullandığı benzetmedeki maymunlar hepimizin işyerinde var.

Peki, zamanımızı etkin kullanmayı engelleyen, yöneticiler çok çalışırken yönetilenlerin işini azaltan bu maymunlar nedir ve nereden geliyor.

Koridorda giderken bir çalışanınızla karşılaştınız ve çalışanınız;

– Efendim şöyle, şöyle bir sorunumuz var, dedi

Sizde hemen:

– Peki, ben sonra ilgilenirim, dediniz.

Gözünüz aydın, biraz önce bakımı ve beslenmesi çalışanınıza ait olan sevimli maymun artık sizin sırtınızda ve ona bakmak ve beslemek sizin işiniz oldu.

Peki bu maymuna çalışanınız bakıp, besleyebilirmiydi? Yani o işi çözebilirmiydi? Muhtemelen evet ama riske girmek istemediği için maymunu sizin sırtınıza gönderdi.

Ve artık o iş sizin işiniz haline geldi.

Hatta sizi vakit bulup o soruna dönmekte geciktiğiniz zaman bel ki de o kişi kapınızı çalacak ve “ne oldu o iş?” diye size soracak, KONTROL edecek. Durup dururken çalışanınızın çalışanı haline gelmediniz mi?

Ve bu maymunların sayısı artmaya başladıkça sizin vaktiniz de yetmemeye başlayacak. Sadece çalışanlarınız değil, amiriniz, diğer bir bölümde çalışan arkadaşlarınız, hatta iş dışındaki eşiniz, dostunuz da kendi sırtlarındaki maymunları sizin sırtınıza göndermeye başlayacak.

Bu maymunların sayısı arttıkça sizin vaktiniz iyice yetmemeye başlayacak.

Peki, nasıl çözebiliriz başkalarının maymunlarını sırtlamayı?

Öncelikle delege etmesini bilmemiz gerekir, bunun için de çalışanlarınızın eğitilmeleri yani sizin koçluk göreviniz çok önemlidir. Onların sorumluluk alma bilgi ve yetenekleri olduğu sürece o maymunları olması gereken yerde, yani onların sırtında bırakabilirsiniz. Ancak bu sizin yöneticilik yeteneklerinizle çok ilgilidir.

İkinci olarak da “HAYIR” demeyi bilmeniz ve kullanmanız gerekir ki “HAYIR” demek nedense insanlar için çok zordur ve “HAYIR”’ı doğru bir şekilde kullanamıyorsak insanların motivasyonunu düşürürüz ve onları kaybetme ihtimalini yükseltiriz.

Daha ileride nasıl “HAYIR” denmesi gerektiği konusunda da bir yazım olacak.


Bu yazı W.Oncker ve Donald L.Wass’ın “Who’s Got The Monkey” – Harvard Business Review adlı yazısından esinlenerek yazılmıştır.

ZAMAN YÖNETİMİNDE EİSENHOWER MODELİ

Çoğumuz için yaşamın en önemli kısıtlarından biri “zaman”. Zamanımız bir çok şeye yetmiyor, bir çok şeyi yapamıyoruz, bu, özellikle yöneticilerin iş yaşamlarında büyük bir sorun, iş yaşamındaki verimliliğimiz zamanı nasıl yönettiğimiz ile bağlantılı.

Bu sorunu aşabilmek için de bir çok “zaman yönetimi” yöntemleri kullanılıyor. Bunların temelinde de öncelik sıralamaları ağırlık kazanıyor.

Yine bu yöntemlerin en hızlı, kolay ve kullanışlı olanlarından biri de, eski ABD Başkanlarından Eisenhower tarafından geliştirildiği iddia edilen ve aşağıda gösterilen Eisenhower Matrisi.

EisMat

Bu yöntemin temeli, yapılması gereken şeyleri önem ve aciliyetleri doğrultusunda dörde ayırarak yukarıdaki matris doğrultusunda ne zaman yapılacağının kararını vermekte yatar.

Genel eğilimimiz acil olan işleri öne almaktır, ancak bir çok acil olan şey aslında pek de önemli olmayabilir. Çoğu zamanda önemli olan bir çok iş alında o kadar da acil değildir.

Bu nedenle, işlerin yapılması sırlamasında neyin önemli ve acil olduğunu belirleyerek onlara öncelik vermek ve hemen yapmak veya yapılmasını sağlamaktır.

Ondan sonraki öncelik ise, önemli fakat acil olmayan işlerin ne zaman yapılması gerektiğinin sıralanmasıdır.

Hem önemli hem de acil olmayan bir çok iş de üzerimize büyük bir bakı kurar. Bunları ele aldığınız zaman aslında bir çoğunun yapılıp yapılmamasının hiç de önemli olmadığını görürüz. Bu nedenle bu tip işlerin ajandamız üzerinde baskı oluşturmasına izin vermeyerek daha sonraya bırakmak doğru bir yaklaşımdır.

İş Planımızı hazırlamak için yapılacak işleri sıralarken öncelik sıralamasında bu modeli uygulamakta büyük yarar var. İş Planı hazırlamak için çalışanların bir çoğunun, aciliyeti ve önemi olmayan konularda o kadar çok vakit kaybettiklerini göruyorum ki, bu uyarıyı yapmadan geçemedim.

Follow on Feedly